בישראל, עמידה בהנהלת חשבונות מתייחסת לדרישות החוק לעסקים לשמור על רישומים פיננסיים מדויקים ועדכניים. זה כולל מעקב אחר הכנסות, הוצאות, נכסים והתחייבויות. אי עמידה בהוראות החוק הנוגעות לניהול ספרי חשבונות מובילה במקרים רבים לפסילת ספרים בבתי עסק בארץ, כמו גם להטלת קנסות, סנקציות שונות ואף עונש מאסר בחלק מן המקרים. על מנת שלא תגיעו חלילה למצב מצער כזה, במדריך זה נסקור את עיקרי הוראות ניהול ספרים להנהלת חשבונות, כל מה שרציתם לדעת.
מה קובעת פקודת מס הכנסה בישראל לגבי ניהול ספרים להנהלת חשבונות?
פקודת מס הכנסה קובעת כי חלה על כל בעל עסק חובה לנהל ספרי חשבונות בהתאם לתקנות ספציפיות שהוגדרו בחוק עבור משלח ידו או הענף המסחרי / התעשייתי שבו הוא פועל. זאת לצד החובה לדווח על כלל הכנסותיו והוצאותיו של בית העסק על בסיס חודשי או דו חודשי ובמסגרת דין וחשבון שנתי.
כל סטיה מהדרישות הללו יכולה להביא לכך שספרי הנהלת החשבונות של העסק יפסלו בידי רשויות המס, במסגרת ביקורת מס. פסילת ספרים היא מצב בעייתי עבור בעלי עסקים שכן היא גוררת השלכות מרחיקות לכת במישור העסקי, הכלכלי, המיסויי ולפעמים גם במישור הפלילי.
הדרך הטובה ביותר לוודא שאתם מנהלים את ספרי החשבונות שלכם באופן התואם את דרישות החוק העדכניות, היא להסתייע בשירותי רואה חשבון מוסמך שיבטיח כי אתם פועלים כחוק, בין אם אתם בעלי תיק עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע"מ.
מהי המטרה בניהול ספרי חשבונות בבית העסק?
ניהול ספרי חשבונות בעסק נדרש כדי לאפשר לשלטונות המס (מס הכנסה, מע"מ והמוסד לביטוח לאומי), לעקוב אחר מחזור ההכנסות וההוצאות בעסק לצורך גביית מיסים לטובת המדינה. חובת ניהול ספרי חשבונות, באה להבטיח שכל התקבולים שנכנסים לעסק יתועדו כך שבעל העסק יוכל לדווח בקביעות על הכנסותיו כחוק לרשויות המס ולשלם מיסים בשיעורים המתאימים להיקף הכנסותיו.
ניהול הספרים בבית העסק מאפשר למס הכנסה ומע"מ גם לבצע ביקורות מס בעסק כדי להצליב את המידע שברשותן בנוגע להכנסות העסק והוצאותיו, עם המידע המתועד לגבי אלו מטעם בעל העסק, ולגבות את המיסים מכלל אזרחי המדינה בצורה אפקטיבית, תוך נקיטת פעולות אכיפה לצמצום תופעת העלמות המס והלבנת הכספים בישראל.
אילו תקנות ניהול ספרים חלות על בתי עסק בישראל?
תקנות מע"מ ומס הכנסה בישראל מחייבות כל בעל עסק לנהל פנקס קבלות, שבו ירשם כל תשלום שניתן לו תמורת מוצר או שירות שהעסק מספק, באופן מיידי עם קבלתו (בין אם מדובר בתקבול שניתן במזומן, בכרטיס אשראי, בצ'ק מזומן או דחוי, באפליקציית תשלום או מקדמות "על החשבון").
במקרה של עוסק מורשה, יש צורך גם ברישום של חשבונית מס או חשבונית מס-קבלה כנגד כל עסקה שבוצעה בבית העסק. בנוסף לכך נדרשים בעלי עסקים בישראל גם ברישום הוצאותיהם העסקיות בצירוף מסמכי הקבלות בגין הוצאות אלו, שנועדו לצרכי ייצור ההכנסה בעסק.
מלבד הוראות אלו, חלות על כל בית עסק הוראות ספציפיות לניהול ספרי החשבונות שלו, התקפות לגביו כתלות בסוג העסק, גודלו, מחזור עסקאותיו ורווחיו, ענף התעשיה שבו הוא פועל ופרמטרים נוספים. הוראות אלו עשויות לחייב את העסק בניהול ספרי חשבונות מסוגים נוספים (כמו ספר הזמנות, ספר לקוחות, ספר תנועות מלאי ועוד).
מאחר ואי עמידה בהוראות הרלוונטיות לניהול הספרים בעסק עלולה להביא לפסילת ספרי החשבונות שלו, חשוב לבדוק אילו תקנות חלות על העסק שלכם, מול רו"ח מוסמך ו/או עו"ד מיסים טוב.
האם ניהול ספרים להנהלת חשבונות יכול להתבצע באמצעות כל מערכת ממוחשבת?
כיום רוב בתי העסק בישראל מנהלים את החשבונות שלהם באמצעים דיגיטליים, כמו תוכנה ממוחשבת לניהול חשבונות. אולם חשוב להיות מודעים לכך שישנן מערכות ממחושבות שאינן מוכרות על ידי רשות המיסים לעניין ניהול הספרים, כדוגמת תוכנת Excel או Google Sheets שספרי חשבונות המתועדים באמצעותן, אינם עוברים בהצלחה ביקורות מס.
בהתאם לזאת, במידה ואתם מעוניינים לנהל את ספרי החשבונות שלכם באמצעות מערכת הנהלת חשבונות דיגיטלית, כדאי מאוד לוודא מבעוד מועד כי זוהי תוכנה המוכרת מטעם רשויות המס בישראל לעניין ניהול ספרים. סוגיה זו ניתן לבירור מול רואה החשבון של העסק שלכם או עורך דין מיסים מנוסה.
אילו שיטות ניהול ספרי חשבונות קיימות?
קיימות שתי שיטות ניהול ספרי חשבונות עיקריות במדינת ישראל:
- הנהלת חשבונות חד-צידית – שיטת הנהלת חשבונות שבמסגרתה מתבצע רישום אך ורק תיעוד להכנסות ולהוצאות בבית העסק. זוהי שיטה המיועדת לעסקים קטנים אשר לא חלה עליהם חובת ניהול ספרים בשיטה השנייה, שנקראת הנהלת חשבונות דן-צידית או הנה"ח כפולה.
- הנהלת חשבונות דו-צידית (הנהלת חשבונות כפולה) – שיטת ניהול ספרים זאת כרוכה ברישום של כל פעולה חשבונאית בספרי הנהלת החשבונות של בית העסק. חובת ניהול ספרים בשיטה הנ"ל חלה על חברות בע"מ (תאגידים) וגם על בעלי תיק עוסק מורשה אשר מחזור עסקאותיהם עולה על התקרה המוגדרת בחוק לעניין זה. כך גם לבעלי עסקים המעסיקים מספר עובדים הגבוה מהכמות המנויה בחוק לצורך זה.
מה בין חשבון עסקה, חשבונית מס ופנקס קבלות?
מהו חשבון עסקה?
חשבון עסקה הוא מסמך לא חשבונאי, שמשמש בתור הודעה ללקוח לגבי התשלומים שעליו לשלם לבית עסק בתמורה למוצר או לשירות שסופקו לו. מסמך זה שכיח בשימוש בקרב עסקים המפיקים חשבוניות מס עבור לקוחותיהם אך ורק במעמד קבלת התקבול בפועל כנגד העסקה שבוצעה.
גם עוסקים פטורים זכאים להוציא עבור לקוחותיהם חשבון עסקה וזאת בתור דרישת תשלום ללקוח, משום שהחוק בישראל קובע כי עוסק פטור איננו רשאי להנפיק חשבונית מס כדרישת תשלום, אלא להוציא ללקוחותיו קבלות בלבד.
חשבונית מס – קווים לדמותה
חשבונית מס הינה מסמך חשבונאי אשר מכיל פירוט אודות עסקה שבמסגרתה נמכרו שירותים או מוצרים ללקוח. את חשבוניות המס נדרשים להוציא עוסקים מורשים וחברות בע"מ, בעוד שעוסקים פטורים מנועים על פי החוק מלעשות זאת. בחוק נקבע כי בעל עסק במעמד עוסק מורשה או חברה בע"מ נדרש להוציא ללקוח חשבונית מס בגין רכישה שביצע, וזאת בפרק זמן שלא יעלה על 14 ימים מהמועד שבו העסקה בוצעה.
עסקים המדווחים לרשות המסים בדיווח על בסיס מזומן, חייבים שבהפקת חשבונית מס ללקוח בתאריך הפירעון של התשלום. חשבונית מס היא למעשה המסמך היחיד המוכר לצרכי מע"מ והוא משמש גם בתור אסמכתא שבאמצעותה יכול בעל העסק לקבל החזרים ממע"מ.
חובת הפקת קבלה על כל תקבול בעסק
הוראות ניהול ספרים קובעות כי חלה חובה להפיק קבלות על כל תשלום שהעסק מקבל, באופן מיידי עם קבלתו של התשלום על כל עסקה. הימנעות מתיעוד תקבולים בעסק בזמן אמת ובכפוף להוראות הרלוונטיות בחוק, עשוי להביא לפסילת ספרי החשבונות של העסק, ולהטלת אי אלו סנקציות מטעם רשות המיסים, על בעל העסק.
כמה זמן צריך לשמור את ספרי החשבונות של העסק?
לאור העובדה שביקורות מס עשויות להתקיים גם בדיעבד, חשוב לשמור על ספרי החשבונות בעסק, עם כל המסמכים הקשורים לניהול העסק ופעילותו הכלכלית, במשך 7 שנים.
כיצד ניתן להימנע מטעויות בניהול ספרי הנהלת חשבונות בעסק? – סיכום
לבעלי עסקים בישראל חשוב להבין את הדרישות החוקיות לניהול חשבונות בעסק ולעמוד בהן, על מנת להימנע מהשלכות משפטיות וכלכליות חמורות. לכן במידה ויש לכם שאלות לגבי ניהול ספרים חוקי ותקין, או קושי לעמוד בדרישות החוק לעניין זה, מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון ו/או עורך דין מיסים מנוסה.
זקוקים להכוונה נוספת לגבי ניהול ספרי הנה"ח בעסק שלכם? משרד עורך דין דני אורדן מעמיד לרשותכם שירותי עורך דין ורואה חשבון, והכל תחת קורת גג מקצועית אחת! נשמח לסייע לכם ולענות על כל שאלותיכם החשבונאיות המיסוייות. אל תהססו ליצור עמנו קשר בהקדם!