בפקודת מס הכנסה נקבע כי כל בעל עסק או חברה בישראל, חייב בניהול ספרי חשבונות, באופן העומד בדרישות החוק הרלוונטיות למקצוע או לתחום עיסוקו. כל סטייה מדרישות אלו עלולה להוביל לפסילת ספרים בבית העסק שלה השלכות קשות וחמורות בפן הפיננסי והעסקי ובמקרים מסוימים – גם סנקציות פליליות.
כדי שלא תגיעו למצב כזה חלילה, את השורות הבאות נקדיש לסקירת 7 טיפים לניהול ספרי חשבונות מרואה חשבון ותיק, שיאפשרו לכם לנהל את ספרי החשבונות שלכם בצורה הנכונה ולהימנע מטעויות מסוכנות.
טיפים לניהול ספרי חשבונות מרואה חשבון ותיק – הדרך להימנע מ"הפתעות" לא נעימות
טיפ מספר 1 – הכירו את המושגים הרלוונטיים לניהול ספרי חשבונות בעסק שלכם
הבסיס להימנעות משגיאות מסוכנות בניהול ספרי החשבונות של העסק, הוא הכרת עולם המושגים הרלוונטיים לעניין זה:
- מערכת הנהלת חשבונות: זהו בסיס הנתונים שעליו הדיווחים לרשויות המס נשענים. מערכת זו תכלול תיעוד של כלל העסקאות בבית העסק, על שלביהן השונים, כבסיס לעריכת הדיווחים כמו גם לצרכי ניהול ובקרה. כיום מרבית בתי העסק מנהלים את חשבונותיהם באופן דיגיטלי, בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות המאושרת מטעם רשות המסים.
- שיטות להנהלת חשבונות: ישנן 2 שיטות עיקריות לניהול ספרי חשבונות בעסק: הנהלת חשבונות חד צידית היא הראשונה, ובמסגרתה מבוצע רישום רק של ההכנסות וההוצאות בעסק. שיטה זו מיועדת לבעלי עסקים קטנים שאינם חייבים בניהול ספרי חשבונות בהתאם לשיטה השנייה שהיא הנהלת חשבונות כפולה או בשמה הנוסף – הנה"ח דו צידית. בשיטה זו כל פעולה מתועדת בספרי העסק. זוהי שיטת ניהול ספרים מורכבת יותר ששימוש בה מצריך ידע מקצועי וניסיון רב יותר בחשבונאות, אולם היא מקנה לבעלי החברה תמונת מצב רחבה ומפורטת יותר על מצבו התזרימי והכלכלי. שיטה זו מחייבת תאגידים כמו גם עוסקים מורשים שמחזור העסקאות שלהם גבוה מתקרה שנקבעה בחוק או שמעסיקים מעל כמות עובדים מסוימת.
- חשבונית מס: זהו מסמך חשבונאי המכיל פירוט על עסקה שבה נמכר מוצר או שירות. חשבוניות מס ניתנות להוצאה בידי עוסקים מורשים או תאגידים (חברה בע"מ), אך לא מטעם עוסקים פטורים. החוק מחייב את בעל העסק להנפיק חשבונית מס בתוך עד 14 ימים מתאריך ביצועה של עסקה, כאשר עסק המדווח לרשויות המס על בסיס מזומן נדרש להפיק חשבוניות מס במועד פירעון התשלום. זהו המסמך החשבונאי היחיד שמוכר לצורכי מע"מ ומשמש כאסמכתא לקבלת החזרי מע"מ מרשות המסים.
בחשבונית מס חייבים להופיע כמה נתונים ובהם הכותרת "חשבונית מס", שם העוסק / החברה, מענם, הכיתוב "עוסק מורשה" מספר העוסק המורשה, המילה "מקור", תאריך ומידע נוסף על מהותה של העסקה. חשבוניות שאינן ערוכות כראוי וחסרים בהן נתונים, או לחילופין כוללות נתונים בלתי מדויקים, שגויים או חסרים, עלולת להיפסל בידי מע"מ, כך שבעל העסק לא יוכל לקזז את מע"מ התשומות בגין אותה עסקה. - חשבון עסקה: זהו מסמך המשמש כהודעה ללקוח על התשלום שעליו להעביר לבית העסק תמורת שירות שסופק לו. חשבון עסקה נמצא בשימוש בקרב בתי עסק שמפיקים חשבוניות מס ללקוחותיהם רק במועד קבלת התשלום כנגד העסקה בפועל. גם עוסק פטור רשאי להפיק ללקוחותיו חשבון עסקה כדרישת תשלום, מאחר ואינו רשאי על פי חוק להפיק חשבוניות מס ללקוחותיו, אלא קבלות בלבד.
- קבלה: בהוראות ניהול הספרים נקבע שכל בעל עסק חייב בהפקת קבלות מיידית עם קבלת התשלום עבור העסקה. אי רישום של תקבול בעסק בזמן בהתאם להוראות החוק הרלוונטיות, יכול להוביל לפסילת ספרים בעסק, ולהטלתן של סנקציות נלוות בידי רשות המיסים.
- ספר הזמנות: בעלי עסקים בענפים שונים נדרשים על פי חוק לרשום כל הזמנת עבודה שקיבלו מלקוחותיהם. בספר ההזמנות תופיע כל הזמנה כזו בציון פרטים כדוגמת: מספר ההזמנה, התאריך שבו התקבלה ופרטי המזמין. כל בעל עסק נדרש לברר אם חובת ניהול ספר הזמנות בנוסף לרישום חשבוניות מס וקבלות, תקפה לגבי סוג העסק שלו או שיש לו פטור.
- תעודת משלוח: עסקים שמעבירים סחורות ממקום למקום חייבים בתיעוד פנימי המתבצע באמצעות מסמך שנקרא תעודת משלוח, אלא אם כן במועד מסירת המשלוח סופקו חשבונית מס או חשבון עסקה ללקוח.
- ספרים נוספים: על בעלי עסקים בענפים שונים חלה חובה לנהל מלבד רישום של הזמנות, הוצאות ותקבולים, גם ספרים מסוגים נוספים בהתאם לסוג העסק שלהם. למשל, יש עסקים החייבים בניהול ספר לקוחות, ספר תלמידים, ספר מלאי, יומן רופא וכן הלאה.
טיפ מספר 2: בחרו בתוכנת ניהול חשבונות מתאימה
היה ואתם מנהלים את החשבונות שלכם במערכת הנה"ח דיגיטלית עליכם לוודא שמדובר בתוכנה שרשות המיסים מכירה בה לצורך ניהול ספרים. לא כל מערכת בהכרח מאושרת לשימוש בהקשר זה. למשל, ניהול ספרי חשבונות בתוכנת אקסל איננו מתקבל בביקורות מס.
טיפ מספר 3: הקפידו על רישום עקבי של כל הכנסה בעסק – ללא יוצא מן הכלל
התכלית של חובת ניהול ספרים בעסק הינה לאפשר לרשות המיסים לבצע בבתי עסק בישראל ביקורות מס במטרה לאמת את תקינות הדיווחים על הכנסותיהם והוצאותיהם. כל חריגה מהוראות ניהול הספרים החלות על העסק יכולה בנקל להוביל לפסילת ספרי החשבונות של העסק וכן להגשת כתב אישום פלילי כנגד בעליו.
כך למשל, אי רישום תקבולים ייחשב כסטיה מהותית מההוראות לניהול ספרי חשבונות, משום שהחוק מחייב בעלי עסקים להוציא קבלה כנגד כל תשלום שקיבלו מידית עם קבלתו. זאת בין שהתקבול סופק במזומן, בצ'ק, באשראי, באמצעות אפליקציית תשלום ואף כמקדמה.
טיפ מספר 4: דעו מתי לבקש הקלות מרשות המסים
ככל שבעל עסק אינו יכול לעמוד בהוראות הקבועות בחוק לגביו בהקשר לניהול ספרי החשבונות בעסק, הוא רשאי להגיש בקשה להקלות לפקיד השומה, בצירוף הנימוקים להגשתה. בבקשה יש לכלול פירוט של ההוראות שאינן ברות יישום לצד הצעה חלופית לספרי חשבונות ותיעוד שבעל העסק סבור שיוכל לעמוד בהם.
טיפ מספר 5: אל תשליכו שום דבר לפח
מאחר וביקורות מס יכולות להיערך גם בדיעבד, יש לשמור את ספרי הנהלת החשבונות של העסק, על כלל התיעוד והמסמכים הקשורים בניהול העסק וכספיו, למשך שבע שנים.
טיפ מספר 6: הסתייעו ברואה חשבון מהימן כדי להימנע מטעויות מיותרות
ככל שהעסק הולך וגדל, כך ניהול פנקסי החשבונות בו הופך למשימה מאתגרת יותר עבור בעליו. הדבר המומלץ והנכון בהקשר לעמידה בהוראות החוק לעניין ניהול הספרים, היא להסתייע בבעל מקצוע מומחה לנושא, שהוא רואה חשבון, הבקיא בדרישות החוק הרלוונטיות לכל סוגי העסקים ויוכל לבצע בקרה שוטפת של תקינות הפנקסים בעסק שלכם כדי לחסוך מכם שגיאות והפתעות מיותרות מול רשויות המס.
טיפ מספר 7: בעת צרה – פנו לעורך דין מיסים לעזרה
ההחלטה של רשות המיסים לפסול את ספרי החשבונות של בית עסק, היא החלטה דרמטית שיש לה השלכות כבדות משקל בהיבטי מיסוי וכן השלכות פליליות. פסילת ספרים יכולה להקשות על ניהול העסק עד למצב שיוביל לסגירתו. לכן במידה והגעתם למצב שבו העסק בסכנה לפסילת ספרים, הפנייה לעורך דין מיסים מנוסה שיוכל לסייע לכם בבקרת נזקים מהירה, אינה סובלת דיחוי.
לסיכום
אם אתם זקוקים להכוונה פרטנית בנוגע לניהול ספרי חשבונות בעסק שלכם והדרך להימנע מפסילת ספרים, סנקציות וקנסות כבדים מרשויות המס, משרד "אורדן" – עורכי דין ורואי חשבון, מעמיד לרשותכם שילוב יוצא דופן בין שירותים משפטיים ושירותים חשבונאיים, והכל תחת קורת גג אחת. נשמח לעמוד גם לרשותכם בכל עניין חשבונאי ומיסויי – פנו אלינו!